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广东省民政厅 广东省档案局 关于印发《社会组织档案工作的指引》的通知

时间:2015/12/31 17:19:00  作者:  来源:广东省民政厅 广东省档案局

 

广东省民政厅 广东省档案局 关于印发《社会组织档案工作的指引》的通知

2015-11-12

 

粤民发〔2015〕167号

 

各地级以上市民政局、档案局,佛山市顺德区民政和人力资源保障局、档案局,各省级社会组织:

为贯彻落实省委省政府关于规范管理社会组织的相关要求,加强我省社会组织档案工作规范化管理,引导社会组织重视档案,帮助社会组织建立和规范档案工作,促进社会组织各项建设,广东省民政厅、广东省档案局制定了《社会组织档案工作的指引》。现予以印发,请遵照执行。

 

 

广东省民政厅            广东省档案局

                       2015年9月23日


 

广东省民政厅  广东省档案局

关于社会组织档案工作的指引

 

 

第一条  为加强我省社会组织档案工作规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《广东省档案条例》,结合社会组织工作实际,制定本指引。

第二条  本指引所称社会组织是指经本省各级民政部门登记的社会组织。

第三条  本指引所称社会组织档案是指社会组织在登记、变更、注销以及运营、社会服务等活动中形成,具有凭证和查考价值的各种形式和载体的文件材料。

第四条  档案是社会组织知识资产与信息资源的重要组成部分。档案工作是社会组织运营与服务等活动的基础性管理工作。社会组织应维护档案的完整、准确、系统与安全。

第五条  社会组织应加强对档案工作的重视和保障,明确社会组织法定代表人或负责人的领导责任,指定专人开展档案业务工作。规模较大的社会组织应配备专职人员管理档案。

第六条 社会组织档案工作应以满足社会组织各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向,积极开展各类档案的收集整理、保管保护和开发利用等活动,为社会组织可持续发展提供

有效服务。

第七条  社会组织应根据本组织业务范围与特点,建立健全档案工作体制与机制,积极将档案工作纳入本组织发展规划、年度或专项工作(活动)计划,纳入本组织运营管理议事日程,纳入有关部门和人员的岗位责任制。

第八条  社会组织的档案宜实行综合管理,也可对本组织内不同形式和形成规律的档案进行分类分部门保管,并于一定时间后按规定向档案人员移交。有下属经济实体或分支(代表)机构的,社会组织还应加强对其档案工作的指导和监督。

第九条 社会组织在换届选举过程中,应积极稳妥做好各类档案的交接管理,保持档案工作连续性,保障本组织会员或理事、股东等方面查阅档案的权益。

第十条 各级登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门在对社会组织的监督检查、等级评估、服务采购评审等活动中,应鼓励、引导社会组织建立档案工作制度、留存完整记录。

第十一条 各级档案行政管理部门应支持、服务社会组织档案工作,帮助和指导社会组织开展档案业务建设。

第十二条 社会组织在文件办理过程中,应考虑和确保满足归档质量要求。归档的文件应为原件,文件制成材料应符合耐久性要求。永久及30年保管期限的电子文件,应有相应的纸质文件一并归档。

第十三条 社会组织应根据本组织实际,明确文件归档范围、归档时间、归档份数、归档要求。文件形成者向档案人员归档时,应编制移交清册,办理交接手续。

第十四条 社会组织文件材料归档范围与保管期限内容参见附件。民办非企业单位根据所从事社会服务的事业或行业特点,进一步参考教育、卫生、文化、体育、科研等同行业或专业档案工作标准或规范的要求。

第十五条 社会组织档案的分类和编号方案可参考本地区机关、企业或者学校档案综合管理分类方案,根据本组织业务范围和档案形成特点实际制定,以合理实用为原则,具有相对的稳定性和可扩充性。

第十六条 社会组织档案的收集整理,以达到收集方面的完整、准确性要求为主要目标,兼顾整理方面的系统性要求。文书档案可参考《归档文件整理规则》(DA/T22)或《文书档案案卷格式》(GB/T9705)的要求;会计档案整理可参考《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)、《会计档案案卷格式》(DA/T39)的要求;照片档案整理可参考《照片档案管理规范》(GB/T11821)、《数码照片归档与管理规范》CDA/T50的要求;荣誉档案可按实物材质特点,进行分类整理。

社会组织的科技类(基本建设、设备仪器等类)档案整理可参考《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822)的要求。

社会组织具有保存价值的电子文件归档整理可参考《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)等标准的要求。

第十七条 社会团体应结合会员业务类型特点,按入会时间先后排序,建立会员档案,会员档案内容应及时补充更新。

第十八条 除在文书档案中归档保存有关工作人员人事管理的材料外,社会组织还应参照《企业职工档案管理工作规定》要求,建立起每人一套的工作人员档案。

第十九条 社会组织应切实保障档案安全,配备适合各类档案载体保管的库房或专柜,采取措施,满足温湿度控制、防火、防盗和防有害生物等档案保管技术要求(可参照JGJ25、GB/T18894和DA/T15)。重要档案宜异地异质备份。

第二十条 社会组织应对保管期满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案,可登记造册,社会团体经会员大会、基金会经理事会、民办非企业单位经理事(董事)会审议批准后进行销毁。

第二十一条 社会组织档案除依法应当保密外,应当向社会开放,满足利用者需求。社会组织公布的档案不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。

第二十二条  与本组织信息化同步,社会组织应逐步开展档案信息化建设,加强电子文件归档管理和档案数据库建设,保证电子档案真实、完整、可用和安全。

第二十三条 社会组织保管的档案涉及国家秘密内容的,应严格执行国家有关保密规定的要求。

第二十四条 社会组织注销时,应根据国家有关规定进行档案处置。经协商同意,各级国家档案馆可以接收或代为保管同级社会组织形成的对国家和社会有利用价值的档案。

第二十五条 对于保管条件恶劣或者因其他原因被认为可能导致珍贵档案损毁和涉密档案不安全的,各级档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整与安全的措施;必要时,各级档案行政管理部门可以收购或者征购。

第二十六条 社会组织所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,社会组织可以向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、交换或者赠送的,必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准;严禁向国外、境外机构、组织或者个人出卖或者赠送。

第二十七条 本指引由省民政厅、省档案局负责解释。

第二十八条 本指引自2015年11月1日实施,有效期5年。  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件

社会组织文件材料归档范围与保管期限表

(资料性附录)

第一部分  社会团体

类  目

归档范围

保管期限

文书档案

一、

运营管理

方面

1.组织设立、变更、注销登记材料、章程、印章启用等材料

 

 

 

 

永久

 

 

 

 

 

 

 

 

永久

2.会员大会(会员代表大会)、理事会(常务理事会)会议记录、纪要,会议通知、议程、名单、决定等材料;换届选举大会的签到表、选票、决定、决议及会议记录等

3.办公会议、行政会议、专题工作会议的会议记录、纪要,会议通知、议程、决定等材料

4.组织内机构设置、业务职能、发展规划、内部管理制度等材料

5.工作计划、总结,信息、通讯、大事记、宣传册等材料

6.财务管理文件材料,审计报告等

 

7.工作人员招录、聘用、任免、辞退等人事管理方面的材料

8.党、团组织建设,工会、妇女工作、外事活动等方面的材料

9.有关社会组织等级评估、先进评选等方面的材料

10.在承接政府职能转移和购买服务方面的材料

11.年度检查、备案材料

12.有关领导视察、检查、指导,及有关单位或个人交流、访问等活动的材料

30

13.在接受登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门的监督检查等方面的材料

14.与金融机构(银行、保险、证券、基金管理等)、中介机构(会计、审计、法律事务所)及其他组织来往等方面的材料

15.与有关单位或个人签订的合同、协议书、意向书、备忘录等

16.在资产管理、财务管理、安全保卫、后勤保障事务等方面的材料

17.接受社会捐助、资助形成的材料

18.提供公益性社会服务形成的材料

19.各类媒体报道本社会组织情况的材料

20.在运营管理方面产生的其他材料

二、

会员服务

方面

1.组织对行业产品或服务、会员单位、个人评优等方面的材料

永久

2.鉴定和推广行业产品或服务等方面的材料

3.行业监测、统计、分析等方面的材料

4.行业诚信建设方面产生的自律公约、会员手册、行业服务标准等材料

5.主办或承办的行业报刊、简报、通讯等

6.组织会员应对反倾销、反补贴等调查和诉讼,解决贸易争端等方面的材料

7.主办或受托承办的培训、继续教育、职业技能鉴定、比赛或技术鉴定、考试等方面的材料

30年

8.主办、承办或组织会员单位参加有关展览、展示会等方面的材料

9.受理消费者投诉、调处矛盾纠纷、参加司法诉讼等方面的材料

10.对会员的走访、调研、座谈等方面的材料

11.服务会员方面产生的其他材料

会员档案

1.会员入会申请登记表、变更材料

 

永久

 

永久

2.会员工商执照与税务登记等营业材料复制件

3.会员资质资料、产品资料

4.会员当选会长、副会长、常务理事、理事等的情况

5.会员诚信经营良好或不良行为记录情况

6.会员登记管理其他方面产生的材料

会计档案

(按《会计档案管理办法》执行,此处作简要列举)

1.会计年报

永久

2.会计账簿

 2.1  银行日记账、现金日记账

 2.2  总账、明细账

25年

15年

3.会计原始凭证、记账凭证

15年

4.其他会计材料

5年

荣誉档案

1.社会团体登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门颁发的奖牌、奖旗、证书等

永久

2.上级行业协会商会等社会团体颁发的奖牌、奖旗、证书等

3.在从事社会服务、志愿活动中获得的表彰、奖励等实物

4.在管理、服务、交流活动中获得的其他纪念品、礼品

30年

照片档案

1.中央、省、市、县领导检查、视察活动中的照片

永久

2.登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门调研、指导活动中的照片

3.在运营管理、会员服务和社会交流活动中形成的其他照片

 

第二部分  民办非企业单位

归档范围

保管期限

文书档案

1~20,分别对照参考本附录“第一部分 社会团体”的“文书档案”之“一、运营管理方面”的“1~20”。

   其中,第2点的内容修改为:“理事会、董事会、监事会等的会议记录、纪要,会议通知、议程、名单、决定等材料。”

业务档案

1.从事教育事业的民办非企业单位,应参照《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局第27号令)的要求建立和规范档案管理。

2.从事卫生事业的民办非企业单位,应参照《卫生档案管理暂行规定》(卫生部、国家档案局制定)的要求建立和规范档案管理。

3.从事文化事业的民办非企业单位,应参照《艺术档案管理办法》(文化部、国家档案局第21号令)的要求建立和规范档案管理。

4.从事科技事业的民办非企业单位,应参照《科学技术档案工作条例》(原国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局制定)、《科学技术研究档案管理暂行规定》(原国家科委、国家档案局制定)的要求建立和规范档案管理。

5.从事体育事业的民办非企业单位,应参照《国家体育总局文书档案管理办法》的要求建立和规范档案管理。

6.从事职业中介服务的民办非企业单位,应参照《就业服务与就业管理规定》(劳动和社会保障部第28号令)第六章职业中介服务的有关要求建立和规范档案管理。

7.从养老服务的民办非企业单位,应建立住养、康复、护理、托管等档案。

8.从事法律咨询服务的民办非企业单位,应建立纠纷调解、普法宣传等档案。

会计档案、荣誉档案、照片档案的归档范围和保管期限规定,对照参考本附录“第一部分 社会团体”的相关要求。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第三部分  基金会

类  目

归档范围

保管期限

文书档案

一、

运营管理

方面

1~20,分别对照参考本附录“第一部分 社会团体”的“文书档案”之“一、运营管理方面”的“1~20”。

永久

30

21.信息公布过程中形成的材料

 21.1在媒体公布基金会年度工作报告及其他信息的情况和记录;

 21.2组织募捐、开展公益资助活动前后,在本组织网站和其他媒体上公布收支明细的情况和记录;

 21.3基金会内部制度公布的情况和记录;

 21.4接受捐赠人查询的情况和记录。  

30

二、

公益捐赠

的接受和

使用方面

1.募捐公告、捐赠协议、受赠物品清册、受赠资产价值价格评估材料

永久

2.义演、义赛、义卖、义展等募捐活动的策划组织方案、讲话发言稿、总结评估报告、新闻稿等材料

3.公益资助项目的申请、评审和使用监督材料

 3.1资助协议和协议解除材料;

 3.2资助人、资助项目评估材料。

4.公益捐赠和资助的统计、分析等材料

5.基金会在交易、合作及保值增值等活动中形成的材料

30

6.依法拍卖或变卖受捐物资过程中形成的材料

7.公益捐赠的接受和使用方面形成的其他材料

会计档案、荣誉档案、照片档案的归档范围和保管期限规定,对照参考本附录“第一部分 社会团体”的相关要求。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

公开方式:主动公开

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